Ter reuniões produtivas é uma coisa que buscamos sempre. Às vezes perdemos o foco, falamos de outros assuntos e tudo desanda.

Por isso, hoje eu vim aqui pra te dar algumas dicas pra otimizar seu tempo e o da sua equipe, vamos ganhar tempo com reuniões e não perder.

Preste atenção nos detalhes que vou passar e alinhe com suas rotinas e sua cultura, aí sim, vai conseguir excelência e mais produtividade.

1 Pauta e ata

Nunca se reúna sem ter motivos, sem saber como vai capitanear a reunião e abordar os assuntos necessários, tenha uma pauta definida em mãos.

Essa pauta vai ter o assunto principal da reunião e ele deve ser respeitado e registrado, o registro é o que chamamos de ata, o resultado da conversa.

Monte um modelo de ata eficiente, com data, participantes, o assunto discutido, as decisões tomadas, os pontos críticos e importantes, as ações posteriores com seus respectivos responsáveis e prazos a se cumprir.

Com todos esses detalhes dará agilidade ao seu negócio. No prazo a se cumprir os objetivos, marque a próxima reunião de avaliação, sem perder tempo.

2 Preciso de reuniões?

Como eu já disse, vai se reunir com alguém ou sua equipe, tenha um bom motivo, preze pela produtividade, o tempo é precioso para se reunir sem objetivos.

Convide somente os interessados, assim terá mais agilidade. Dentre os presentes distribua funções como: fazer ata, controlar tempo e mediar o assunto.

É só fazer o seguinte check list com você: reunião para quê? Qual finalidade? Qual objetivo? Quem precisa estar? Quanto tempo vamos discutir? Onde faremos?

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3 Ser eficiente é o ideal

Tenha horário para início e final, e seja fiel;

Não fuja da ata previamente apresentada;

Lidere a reunião evitando imprevistos;

Não permita celulares ou outro meio de comunicação que tirem a atenção;

Faça reunião com poucas pessoas, é melhor para tomar decisões;

Leia a ata ao final, para obter ciência de todos.

Além dessas dicas aí, é muito bom priorizar a reunião para o início da semana e sair dela com a programação que vai guiar os trabalhos da semana, quinzena ou tempo que for necessário.

Se for somente uma reunião informativa, seja o mais breve possível, tenha cópia das informações para todos e tire todas as dúvidas, nada pode ficar para depois.

Ter uma agenda, um dia programado faz tão bem pro nosso cotidiano que ganhamos tempo em tudo, já que ele é tão valioso.

Não faça ninguém perder tempo e não perca o seu, vamos caminhar para otimização dos processos e das reuniões.

Pegue essas dicas, coloque em prática, se for preciso é só adaptar ao seu roteiro.

Depois venha aqui e conte seu sucesso pra gente!